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Urgente - Importante
Bien dicen los memes, el primer año de la cuarentena es el más difícil,
digo imagínense el escenario político, económico y sobre todo el social,
aproximadamente empezamos con la contingencia y las jornadas de sana distancia
por ahí del 16 de Marzo del 2020, no teníamos ni idea de todo esto que estamos
viviendo, aunque eso es obvio, las proyecciones dudosas o no, nos dicen que
hasta octubre de este año estaremos en condiciones medianamente seguras para
regresar a lo nuestro, imaginemos por un momento el próximo marzo 2021, ¿Qué
estaremos haciendo?, ¿Aún tendremos trabajo?, ¿Será cierto que la crisis
económica será tan fuerte?, de alguna forma tendremos que prepararnos, ya que
no es algo así como que esperemos a que nos vaya mal, para después quejarnos de
que el gobierno no hace nada, porque en realidad, no lo hace pero desde que
inició la contingencia, podemos comenzar por organizar esa lista de pendientes
que tenemos, ya sea que estemos en casa trabajando o que estemos en el trabajo
como actividad esencial, debemos organizar ese mundo de tareas que nos agobian
en lo personal y en lo profesional, de tal forma que se nos haga un habito y así
empezar con algo que nos permita obtener un producto y/o servicio y que conste
que no estoy hablando precisamente de dinero
Si eres como yo que solo acumula tareas y en lugar de verle un fin a
todas esas actividades pendientes solo ves aumentar tu lista y pierdes la motivación de
hacer las cosas 5 minutos después de haber iniciado, seguramente entre esas
actividades estarán aquellos proyectos que te podrían ayudar a conseguir tus
metas, es por eso que hay que ponerles orden, si tienes en puerta un curso de especialización,
un idioma o algún proyecto personal, te dejo una brújula para saber por dónde
empezar
Como diría mi abuelita, hay que empezar por el principio
Definir tus objetivos
Suena un poco lógico pero a veces hasta eso se complica
Por ejemplo
-Terminar una maestría
-Reparar el carro
-Certificarse en algún idioma
-Ahorrar alguna cantidad de dinero que necesites
-Etc.
-Etc.
Sin importar la edad que tengas, siempre hay cosas, situaciones, o metas
a las que quieres llegar, a veces necesitas un tiempo a solas para definirlas o
platicar con alguien que ya haya alcanzado un objetivo similar al tuyo para
saber lo que implica, el proceso de saber que objetivos quieres alcanzar será
tan complicado como tú lo hagas (procura no hacerlo taaaaannnn complicado) hay
cosas que queremos hacer, por ejemplo en mi caso, aprender a tocar la batería,
aprender a dibujar, tomar un curso de química avanzada, y un largo etcétera, y
hay otras cosas que debemos hacer, trabajar, ayudar en la casa, dar
mantenimiento y reparar el carro o la casa, etc., etc. todo eso implica tiempo
y es justamente el recurso que vamos a aprender a administrar
La administración de un recurso, el que sea, en este caso el tiempo va
requerir básicamente dos cosas de tu parte, HONESTIDAD, tu sabes donde lo
gastas, tu sabes cuándo es desperdicio, y cuando es inversión, lo gastas en
desplazamientos, comer, dormir, divertirte, es un desperdicio cuando a su paso
no cambia para bien tuyo o de los demás tu situación personal o profesional, y
es una inversión cuando te preparas, aprendes cosas nuevas, te certificas en
algo, aprendes a tocar un instrumento, aprendes un idioma, cuando inicias un
proyecto, etc. una vez que ubiques donde esta todo ese tiempo que no le sacaste
provecho podrás empezar a invertirlo, es súper trillado decir que el tiempo no
vuelve pero pon en contexto esto, piensa en aquellas situaciones en las que en
verdad sentiste que no aprovechaste en nada tu tiempo, de pie haciendo fila en
el banco, o para pagar un examen, o esperando a alguien, bueno tu me entiendes,
con una hora de diaria que “desperdicies” a la semana obviamente son 7 horas a
la semana que pudiste utilizar en aprender un idioma, aprender a tocar un instrumento,
leer tu libro favorito, o que pudiste utilizar para iniciar tu ascenso meteórico
como youtuber, te imaginas 7 horas seguidas de hacer lo que te apasiona? que
tan seguido dices: “hoy fue un día totalmente perdido”?, si de 7 horas lo que
pudiste hacer imagínate con 24 horas, lo otro que necesitas es DISCIPLINA y no
es nada complicado disciplinarte, no necesitas un libro de autoayuda que te
diga como disciplinarte, o flagelarte cuando falles en tu plan, la disciplina
desde donde yo lo veo es súper fácil empiezas con programarte en la semana
hacer algo que te guste, como dice el buen Franco Escamilla, sígueme el
viaje…….. te gusta ahorrar, y un día, el que sea, (no es necesario que sea
LUNES eehhhh) dices voy a ahorrar 10 pesos al día, y luego dices los voy a
ahorrar por 1 mes, al final del mes obviamente tendrás 300 pesotes, se te hace
poco? haz la cuenta para 6 meses (1800 aprox) en 1 año 3600 pesos y así
sucesivamente, ahora imagina que te apasiona tocar la guitarra, o la batería y
decides dedicarle 1 hora diaria, no puedes programarlo a una hora especifica en
el día por que tu actividad es muy variable, solo sabes que debes practicar 1
hora al día y haces exactamente la misma cuenta a fin de un año tendrás 365
horas de experiencia y seguramente ya estarás en condiciones de interpretar esa
rolita que tanto te gusta, de tu grupo favorito, la disciplina entonces solo se
trata de empezar haciendo lo que te gusta, siguiendo un plan, y ya una vez que
sabes lo que se siente alcanzar tu objetivo podrás replicarlo en cosas menos
agradables en los que es necesario que seas disciplinado
Ahora a este punto ya sabes que necesitas objetivos, honestidad y
disciplina
Lo demás solo es como yo le digo pura “talacha” o sea “machetearle” o
sea “chingarle” pa´pronto
El objetivo es para que puedas actuar en consecuencia para alcanzar tu
meta, también para que puedas medir tu avance, de tal forma que puedas elaborar
un plan y corregirlo sobre la marcha
Ten en cuenta que si durante la ejecución de tu plan te das cuenta que
lo que estás haciendo no es lo tuyo, no estás a gusto con lo que haces en lo
personal o en lo profesional no tienes por qué seguir haciéndolo, te podría
decir por ejemplo, en mi caso, toda la carrera pensé que el llegar a ser
químico analista era a lo que me gustaba hacer, pero una vez que me encontré
trabajando como analista me di cuenta que definitivamente no era lo que yo quería
para mi profesión y decidí reorientarme, que si me costó trabajo?
definitivamente si, que si valió la pena? valió y vale cada segundo de mi
tiempo
Ahora la administración de tu recurso la podemos hacer mediante una
matriz de gestión de tiempo donde se contempla lo importante, lo urgente y sus
interacciones
Urgente: Requiere tu atención inmediata y una solución al momento, ya no
se puede postergar mas, no tienes tiempo o tienes muy poco tiempo para actuar
Ejemplos: en casa una fuga de gas, una fuga de agua, comida en la estufa
que se está quemando, en el trabajo documentación solicitada durante una
auditoria, la reparación de un equipo que está involucrado en la fabricación de
un producto importante, la reparación de un sistema critico
Importante: Es toda actividad que de no atenderse a tiempo se puede convertir
en urgente o bien que puede comprometer la integridad de un producto o servicio
Ejemplo: en casa es importante tener dos cilindros de gas para que no te
quedes sin gas en el peor momento, en caso de no tener este segundo cilindro de
gas y te quedas sin gas a mitad de regaderazo, entonces se hace urgente
conseguirlo, es importante en el trabajo generar evidencia de las actividades
realizadas involucradas en la calidad del producto y/o servicio de lo contrario
dependes solo de la memoria de las personas
Ahora veamos como interaccionan entre ellas
Urgente
Importante
No Importante
No Urgente
Urgente-Importante
Toda actividad que requiere toda tu atención, esfuerzo y recurso hasta
que se resuelva de forma satisfactoria orientada a la consecución de tus
objetivos,
Urgente-No Importante
Toda actividad que requiere tu atención hasta que se resuelva de forma
satisfactoria no necesariamente está orientada a la consecución de tu objetivo,
pero afecta alguna otra actividad que si está orientada a tu objetivo, es algo
que si no haces no te permite avanzar para alcanzar tu objetivo
Importante- No Urgente
Son las actividades que te permiten llevar un control sobre tiempo para
alcanzar tus objetivos y así se pueda demostrar avance en su consecución, no
debes de perderlas de vista, son actividades que definitivamente son necesarias
para tu proyecto personal y profesional
No Importante-No Urgente
Actividades extra, que definitivamente no tienen impacto en la consecución
de tus proyectos, planes y objetivos, en su aparente insignificancia o
irrelevancia, no podemos perderlas de vista ya que las actividades son mutantes
y de pronto pueden cambiar de estatus según tus objetivos
Con estas categorías en mente procedemos entonces a poner orden en esa
lista de actividades que tienes, tenemos que categorizarlas
Hasta aquí ya sabes que necesitas metas (objetivos), Honestidad,
Disciplina, categorizar tus actividades
Durante la categorización deberás
- Eliminar
las actividades que no aportan nada a tus objetivos
- Realizar
un estimado del tiempo que tardaras en terminar dicha tarea
- Revisar
las tareas que estén relacionadas tal vez puedas concluir las dos haciendo
solo una (como dicen: “matar dos pájaros de un tiro”)
Como veras es súper fácil
- Objetivos
- Honestidad
- Disciplina
- Categorizar
Ya para terminar te dejo algunos consejos que te pueden ayudar
- Se
puede ser Multitask (multitarea) eficiente siempre y cuando lleves un buen
control de tus actividades y tengas tus objetivos claros
- Establece
una forma de medir el avance de tus objetivos
- Si
tu objetivo es muy grande(Ejemplo: terminar una maestría, escribir un
libro, ser Youtuber, etc.) divídelo en tareas pequeñas todas orientadas al
objetivo final
- Si
al categorizar tus actividades te encuentras tareas que son rápidas de
hacer HAZLO, no le des mas vuelta al asunto y ejecútala
- No
dejes trabajo para después
- Lleva
una agenda, ya hay muchas aplicaciones y formas de sincronizar alarmas,
recordatorios, eventos, seguimientos, ejemplo de esto el google calendar.
- No
seas esclavo de tus mensajes, no respondas de inmediato tu celular o tus
correos, deja que se junten algunos mensajes y revísalos, establece un
horario para revisarlo, si tu trabajo o actividad no te permite hacerlo así,
no brinques de gmail o whats app a twitter o Instagram o Facebook, obviamente,
a menos que tu trabajo así lo requiera (HONESTIDAD), ya hay muchas
aplicaciones que te registran el tiempo de uso de las redes sociales y te
ayudan a llevar un control de ellas
- Realiza
lo que menos te guste primero
- Elimina
distracciones
- Adecua
tu entorno las 5´s son de gran ayuda para esto
- rellena
los tiempos improductivos con lecturas, ya sea del trabajo, PNOs, Manuales
de Usuario de equipos, lecturas de comprension en otro idioma, etc.
- Recompénsate
después de alcanzar una meta corta
- Delega
las actividades que puedas, ya sé que son tus objetivos, pero la ayuda
nunca está de más y si cuentas con alguien que te ayude sin cobrar mejor,
aunque también esta la opción de contratar a alguien y así también estas
ayudando
